Pravila privatnosti

1. Voditelj obrade i kontakt

Voditelj obrade je Cleaning Fairy društvo s ograničenom odgovornošću za trgovinu i usluge (Cleaning Fairy d.o.o.), Kneza Trpimira 4, 10430 Lug Samoborski, Hrvatska, OIB: 92211180315.

Za pitanja i zahtjeve o osobnim podacima pišite na info@cleaningfairyservices.com ili navedenu poštansku adresu. Telefon: 091 922 0541.

2. Podaci koje obrađujemo

Obrazac prikuplja ime i prezime, e-mail, telefon ako ga navedete, svojstvo pošiljatelja te, ovisno o odabiru, naziv organizacije ili upravitelja, adresu zgrade ili opis svojstva. Prikupljamo i vrstu usluge, lokaciju, približnu kvadraturu, učestalost, napomenu i privitak koji dobrovoljno priložite.

Obvezna polja označena su zvjezdicom i potrebna su za obradu upita. Slanje upita ne sklapa ugovor. Nemojte prilagati zdravstvene podatke, osobne isprave ili druge podatke koji nisu potrebni za procjenu čišćenja.

Pri posjetu hosting infrastruktura obrađuje tehničke podatke zahtjeva, poput IP adrese, vremena pristupa, tražene adrese i podataka o pregledniku, radi isporuke i sigurnosti stranice.

3. Svrhe i pravne osnove

Podatke koristimo za odgovor, pripremu ponude i dogovor o usluzi. Kada ste osobno moguća ugovorna strana, osnova su predugovorne radnje na vaš zahtjev (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a). Za kontakt osobe tvrtki, upravitelja i drugih organizacija osnova je naš legitimni interes za poslovnu komunikaciju i organizaciju usluge (točka (f)).

Ugovorne podatke obrađujemo radi izvršenja ugovora, a račune i propisane evidencije radi zakonskih obveza (točka (c)). Za sigurnost stranice te postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva osnova je legitimni interes. Podatke iz obrasca ne koristimo za newsletter bez zasebne privole. Ne provodimo automatizirano odlučivanje ni profiliranje.

4. Dostava upita i primatelji

Poslužitelj provjerava podatke i privitak te putem Resenda šalje upit na info@cleaningfairyservices.com. Privitak se tijekom dostave obrađuje u memoriji; aplikacija ne sprema upite u zasebnu bazu. Poruka i privitak mogu se čuvati u sustavu dostave i našem e-mail sandučiću.

Podacima pristupaju ovlaštene osobe Cleaning Fairyja kada je to potrebno za posao te pružatelji tehničkih usluga:

• OpenAI — platforma ChatGPT Sites na kojoj je web smješten, s infrastrukturom Cloudflare Workers za obradu i isporuku web sadržaja.
• Plus Five Five, Inc. (Resend) — tehnička dostava e-pošte iz obrasca.
• Google — Google Workspace Business Plus za poslovnu e-poštu; Google Sheets/Drive za poslovne evidencije i dokumentaciju. Središnja evidencija AI COO CONTROL nalazi se na besplatnom Google računu Fairy Digitala, izvan pokrića CF Workspace CDPA-a.

Podatke iz ugovorne i računovodstvene dokumentacije, kada je potrebno, obrađuju i naši ovlašteni računovodstveni ili pravni pružatelji te nadležna tijela na zakonskoj osnovi.

5. Čuvanje podataka

Poslovne upite koji ne prerastu u suradnju čuvamo do 12 mjeseci od posljednje relevantne komunikacije, a zatim ih brišemo ili anonimiziramo, osim kada postoji drugi zakoniti razlog za dulje čuvanje, primjerice otvoreni spor.

Ako ugovorimo suradnju, podatke potrebne za ugovor, račune i poslovnu dokumentaciju čuvamo prema primjenjivim zakonskim rokovima i dok je to potrebno za pravne zahtjeve. Evidenciju pisanih prigovora potrošača čuvamo godinu dana od primitka, sukladno Zakonu o zaštiti potrošača.

Tehnički zapisi i sigurnosne kopije pružatelja imaju zasebne rokove prema svrsi, postavkama usluge i njihovim uvjetima. Resend za standardne planove Free, Pro i Scale navodi 30 dana čuvanja e-pošte i zapisa; taj rok ne određuje čuvanje poruke u našem Gmail sandučiću.

6. Međunarodni prijenosi

Podaci se ne obrađuju isključivo u Europskom gospodarskom prostoru. Resend navodi da se njegova glavna obrada odvija u SAD-u; njegov dodatak o obradi podataka (DPA) uključuje EU standardne ugovorne klauzule za prijenose izvan EGP-a.

OpenAI, Cloudflare i Google također koriste međunarodnu infrastrukturu. Njihovi uvjeti predviđaju odgovarajuće mehanizme prijenosa, poput odluka o primjerenosti kada su primjenjive i standardnih ugovornih klauzula. Informacije o relevantnim zaštitnim mjerama možete zatražiti na našem kontaktu ili pročitati kod pružatelja:

• Resend DPA i sigurnost i čuvanje
• OpenAI privatnost
• Cloudflare privatnost
• Google privatnost

7. Vaša prava

Ovisno o pravnoj osnovi i okolnostima imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prenosivost podataka te pravo na prigovor obradi koja se temelji na legitimnom interesu. Ako se obrada temelji na privoli, možete je povući bez utjecaja na zakonitost prethodne obrade. Zahtjev pošaljite na naš e-mail ili poštansku adresu.

Na zahtjev odgovaramo u pravilu u roku od mjesec dana; ako GDPR dopušta produljenje, obavijestit ćemo vas o razlozima i roku. Možemo zatražiti razmjerne dodatne podatke radi provjere identiteta.

Imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

8. Kolačići i analitika

Google Analytics i drugo analitičko ili marketinško praćenje nisu aktivni. Stranica ne postavlja analitičke ni marketinške kolačiće. Hosting može koristiti nužne tehničke mehanizme za sigurnost i ispravan rad. Ranije spremljena odluka o analitici ne uključuje praćenje u ovoj verziji stranice.

9. Obavijest o obradi poslovnih kontakata iz javnih izvora

Tko obrađuje podatke?

Voditelj obrade je Cleaning Fairy d.o.o., OIB 92211180315, Kneza Trpimira 4, 10430 Lug Samoborski, Hrvatska. Za pitanja o zaštiti podataka pišite na info@cleaningfairyservices.com ili nazovite 091 922 0541.

Koji podaci i odakle?

Kod poslovnog kontaktiranja koristimo naziv tvrtke, javno objavljenu poslovnu e-mail adresu, javno navedeno ime i poslovnu funkciju ako su nužni za obraćanje, javne podatke o poslovnoj djelatnosti, točan izvor kontakta (web društva, javni registar ili poslovni imenik) te minimalne zapise o poslovnoj poruci, odgovoru, isporuci i odjavi. Konkretan javni izvor kontakta navodimo uz prvo obraćanje; u evidenciji bilježimo izvor i datum prikupljanja. Ako su osobni podaci prikupljeni neizravno, potrebne informacije dajemo najkasnije u roku mjesec dana od prikupljanja, odnosno najkasnije pri prvom kontaktu ako do njega dođe ranije, a pri ranijem otkrivanju drugom primatelju najkasnije pri tom prvom otkrivanju. Za ovu svrhu ne tražimo posebne kategorije osobnih podataka.

Svrha i osnova

Podatke koristimo radi procjene poslovne relevantnosti i ponude redovitog ili jednokratnog čišćenja poslovnih prostora, odgovaranja na poruke i poštovanja prigovora/odjava. Za osobne podatke oslanjamo se na legitimni interes iz čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a za uspostavljanje relevantne poslovne suradnje i upravljanje poslovnom komunikacijom, samo kada je provjera nužnosti i ravnoteže pozitivna. Minimalnu evidenciju prigovora obrađujemo radi poštovanja prava na prigovor i sprečavanja ponovnog marketinga (čl. 6. st. 1. t. (c) u vezi s čl. 21. GDPR-a). Poslovna relevantnost i mogućnost jednostavnog odbijanja bitne su mjere zaštite. Na dopuštenost samog promidžbenog e-maila zasebno se primjenjuje čl. 50. Zakona o elektroničkim komunikacijama. Iznimka iz stavka 4. odnosi se na komunikaciju prema pravnim osobama, a ne automatski na obrte ili fizičke osobe. Identitet pošiljatelja i besplatna mogućnost zaustavljanja daljnjih poruka moraju biti jasni. Sama javna objava adrese ne znači da je svaka vrsta promidžbenog slanja dopuštena.

Tko može vidjeti podatke?

Pristup imaju ovlaštene osobe društva i pružatelji tehničkih usluga kada su stvarno uključeni u postupak: Google Workspace (poslovni e-mail) i Google Sheets/Drive (CRM/dokumentacija); ChatGPT Plus pri pripremi nacrta i analiza kada se koristi. Podatke ne koristimo za prodaju popisa kontakata. Uloge pružatelja usluga i pravni temelji prijenosa obrađuju se prema primjenjivim ugovorima i pravilima privatnosti pojedinih pružatelja; nisu sve navedene usluge nužno izvršitelji obrade u smislu GDPR-a. Središnja operativna evidencija AI COO CONTROL nalazi se na Google Sheets/Drive računu Fairy Digitala (besplatni Google račun); na tu evidenciju ne prenosimo ugovorno pokriće CF Google Workspace CDPA-a.

Koliko dugo ih čuvamo?

Usvojena interna politika predviđa do 90 dana nakon posljednje marketinške poruke za neaktivne poslovne kontakte bez odgovora, te do 12 mjeseci nakon posljednje relevantne komunikacije kada postoji stvaran poslovni razgovor. Ako nastane suradnja, samo podatke nužne za izvršenje ugovora čuvamo dok su za to potrebni; račune i propisane evidencije prema primjenjivim zakonskim rokovima. Podatke nužne za konkretan pravni zahtjev možemo čuvati do završetka postupka odnosno isteka primjenjivog roka. Te iznimke ne opravdavaju daljnji marketing niti čuvanje cijele cold baze. Nakon odjave zadržava se samo minimalna evidencija koja je nužna za sprečavanje ponovnog neželjenog kontaktiranja, uz redovitu provjeru potrebe.

Koja su vaša prava?

Ako obrađujemo vaše osobne podatke, možete zatražiti pristup, ispravak, brisanje ili ograničenje obrade te ostvariti druga prava kada su zakonski primjenjiva. Možete prigovoriti obradi na temelju legitimnog interesa zbog okolnosti svoje osobne situacije.

PRIGOVOR NA IZRAVNI MARKETING

U svakom trenutku možete bez obrazloženja i besplatno prigovoriti obradi za izravni marketing — odgovorite na poruku „Ne kontaktirajte me” ili pišite na info@cleaningfairyservices.com. Tada prestajemo koristiti podatke za daljnje promidžbeno kontaktiranje.

Na zahtjeve za ostvarivanje prava odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja, u pravilu u roku mjesec dana; o dopuštenom produljenju i razlozima obavještavamo u tom roku. Prenosivost se primjenjuje kada su ispunjeni zakonski uvjeti, osobito obrada na temelju privole ili ugovora automatiziranim putem; nije opće pravo za obradu na temelju legitimnog interesa. Ako smatrate da je povrijeđeno vaše pravo, možete se obratiti Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), https://azop.hr/. Ne donosimo isključivo automatizirane odluke koje za ovu svrhu proizvode pravne ili usporedivo značajne učinke.

Međunarodni prijenosi i zaštitne mjere

U poslu koristimo Google Workspace Business Plus, a pri izradi određenih nacrta i ChatGPT Plus. Te usluge mogu uključivati pristup ili obradu izvan Europskog gospodarskog prostora. Google objavljuje EU-US Data Privacy Framework za Google LLC, a u ugovornim uvjetima Google Workspace CDPA navodi primjenjive zaštitne mjere, uključujući standardne ugovorne klauzule kada su potrebne. Za Google Workspace Cleaning Fairy prihvaćen je Cloud Data Processing Addendum, koji uređuje obradu podataka obuhvaćenu tim ugovorom, uključujući odgovarajuće zaštitne mjere međunarodnih prijenosa kada su primjenjive. OpenAI u pravilima za osobe u EGP-u opisuje adekvatnost i SCC kao mehanizme svojih prijenosa. Za informacije ili primjerak primjenjivih zaštitnih mjera možete nam pisati na info@cleaningfairyservices.com. Izvori pružatelja: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/ ; https://policies.google.com/privacy/frameworks ; https://openai.com/policies/eu-privacy-policy/

Pri uporabi ChatGPT Plus isključena je opcija „Improve the model for everyone”, prema potvrdi voditelja obrade. Ta postavka nije ugovor o obradi podataka niti jamstvo da nema drugih obrada ili međunarodnih prijenosa. Google Workspace CDPA ne pokriva ChatGPT Plus niti besplatni Gmail Fairy Digitala.